Traditionel mundtlig kommunikation Medier

Share

|

De fleste af de andre medier diskuteret op til dette punkt har været den type, der kan fanges i dokumenter, papir, og virtuelle former. De resterende medier er verbalt orienteret, men er ofte støttes af papir-værktøjer (som projektets status møder understøttes af projektets status rapport). Dette afsnit fokuserer på den mundtlige aspekter af medierne, snarere end den dokumentation, der understøtter det. Af alle disse, kan en vis form for postdiscussion dokumentation være passende.

Ad Hoc Samtaler

De mest almindelige verbal kommunikation medie er den traditionelle samtale. Det er ofte foreslået, at flere projekter kommunikation foregår på kaffemaskinen end nogensinde er gennemført i møder. Ad hoc-samtaler lette den sociale og erhvervsmæssige samspil, der gør projekter muligt. De er ofte grundlaget for en stor del af projektet er bygget. Deres formål er at udfylde de huller forståelse efterladt af andre medier og til at bekræfte en fælles forståelse for alle aspekter af projektets miljø.

Sådanne samtaler er brugt, når og hvor to projektets interessenter mødes, og de er vant til at præcisere projektets oplysninger samt individuelle fortolkninger af disse oplysninger. I mange tilfælde stammer den klarhed fra en afslappet samtale i hallen giver mere dybde end der kan genereres i arbejdet opdeling struktur. Fordi disse samtaler ikke er planlagt, men de bør ikke påberåbes som et vigtigt supplement til andre projektplanlægning eller afklaring værktøjer.

Igen, fordi disse samtaler ikke er planlagt, kan deres indhold ikke i sig selv være aftalt på forhånd. For projektlederen og projektgruppen, bør dog visse begrænsninger fastsættes på indholdet af disse samtaler. Når de samtaler, omstrejfende i tilsagn til en kunde, omfordeling af ressourcer, ændringer af aftaler, eller noget der kræver en formel godkendelse, bør samtalen blive omdirigeret til en mere formel indstilling (såsom et møde). Andre begrænsninger (såsom begrænsninger på arten af samtaler om andre projektets interessenter) kan blive ordineret af projektgruppen, men kan være langt vanskeligere at håndhæve. Ved at rette projekt team medlemmer (så snart de slutter sig til projektgruppen) om lovligheden af en række ad hoc-samtaler, bliver det nemmere at bekræfte andre processer, der fremmer omfattende dokumentation og sporing af ethvert projekt forpligtelser. Selv om ad hoc-samtaler bør fremmes, kan de ikke blive det sidste ord i enhver langsigtet projekt, engagement eller tilgang.

Disse samtaler kan gøre eller bryde et projekt, afhængig af deres tone, team medlem holdninger til projektet, og de typer af oplysninger, der udveksles. Selv om de ikke direkte kan kontrolleres, bør de tages op af projektleder tidligt i projektet at etablere passende tone til sådanne samtaler, især når eksterne interessenter er involveret.

Møder

Mange projekter synes at dreje sig om forestillingen om, at møderne er den primære kommunikation medie, og alle vitale kommunikation vil finde sted i møder. Selv om dette udsagn ikke er generelt rigtigt, at opfattelsen er én, der falder i tråd med forestillingen om, at møderne kan bestemme, hvordan projektet, og projektgruppen opfattes inden for deres egen organisation, kundens organisation, og blandt andre interessenter.

Møder er tænkt som data-indsamling, data-deling, og data-organisation sessioner. De er beregnet til at skabe ikke blot fælles forståelse, men også en generel fornemmelse af retning. Møderne holdes som helst der er behov for at opnå konsensus om information og dens fortolkning. De bør anvendes, når en fælles vision om hvordan man griber det projekt eller et projekt spørgsmål er kritisk (i modsætning til situationer, hvor en enkelt vision eller strategi vil køre spørgsmålet). De kan bruges til at skabe forståelse, eller når der er behov for gensidigt at deltage i udviklingen af projektleverancer.

Målene i ethvert møde bør være klart defineret. Det er vigtigt at afgrænse de specifikke projektleverancer og artefakter, der vil blive genereret ved slutningen af mødet, for at fokusere indsatsen mod disse artefakter.

De metoder til at arbejde i en sådan gruppe indstilling er stærkt varierende. De fleste vil medføre betydelige holdet koordinering og lettelse færdigheder. Lettelse bør omfatte en gentagelse af mødet leverance (r) og identifikation af de personer, der deltager i mødet, som kan bidrage direkte. Den centrale rolle facilitator er at sikre, at dagsordenen er dækket grundigt, og at alle spørgsmål med mødet var at adressen er rettet.

Projektlederen kan tage på en række forskellige roller i denne indstilling. Projektlederen kan blive anmodet om at fungere som facilitator, minut-taker, og deltager. Uanset projektleder effektivitet, kan ingen være i alle disse roller uden at forringe mindst én af dem. Derfor er projektledere måske ønsker at hyre fagfolk til at tjene i de roller, som de ikke ser som en del af deres styrker. Professionelle formidleres eller arkivarer kan holde mødet bevæger sig fremad, så projektlederen til at fokusere på projektet og de problemer, den rejser.

Også, hvis mødet indeholder et omfattende korpus af fjerne deltagere, visse typer af aktiviteter, der kan vise sig umuligt uden brug af virtuelle whiteboards eller andre Internet-støttede interaktive displays. Hvis mødet vil omfatte udvikling af en omfattende grafisk artefakter, for deltagelse transportformer anvendes af fjerne deltagere bør overvejes inden mødet begynder.

Møder kan vare et spørgsmål om timer eller dage. Bestemmelsen om varighed bør afspejle mødet projektleverancer 'størrelse og kompleksitet. Hvis mødet er at producere konkrete resultater for kundernes forbrug, kan det være værd at flere dage af deltagernes tid. Hvis det er at fremstille en forståelse af, hvem der skal arbejde på særlige dele af projektet, kan 30 minutter være tilstrækkeligt.

I nogle organisationer, er mødet fremmøde ses som et tegn på ære. Således kan mødeinvitationer blive politisk ladede, fordi nogle repræsentanter vil ønske at blive inviteret til blot at bekræfte deres politiske position i organisationen (erne). Klare kriterier bør indføres om, hvem der skulle deltage i særlige møder, der giver mulighed for en entydig begrundelse for deltagerlisten.
Som et møde skrider frem, bør dokumentationen skal udvikles. Når mødet slutter, skal denne dokumentation kan redigeres for klarhed og udbredes til alle deltagerne for deres poster.

Præsentationer

Præsentationer er muligheder for at dele oplysninger med et bredt publikum. De bruges ofte til at sælge et perspektiv eller til at skabe en større grad af støtte. Præsentationer er designet til at overtale. Præsentationer kan bruges til at kommunikere hensigter eller handlinger "op" i organisationen til højere trin i forvaltningen. De kan bruges til at give oplysninger til peer-niveauer i organisationen, eller at tilbyde uddannelse og / eller retning til teammedlemmer, slutbrugere, eller næsten ethvert publikum.
Præsentationer bør have en særlig fokus eller forsæt, og at hensigten skal være klart udtryk for publikum i begyndelsen af præsentationen. Publikum skal også have en klar fornemmelse af dagsordenen for præsentation og tidsplanen. Disse elementer mulighed for publikum at følge deres fremskridt gennem præsentationen oplevelse. Præsentation indholdet og tonen skal være respektfulde, erkender deltagerne og deres engagement i tid til præsentationen. Hvis data bliver præsenteret ved hjælp af præsentation software (fx PowerPoint eller freelance), bør de oplysninger, der skal holdes på et rimeligt niveau på hvert dias. Hvis der er flere oplysninger, end der med rimelighed kan præsenteres gennem præsentation software, bør uddelingskopier bruges til at forøge præsentationen. Præsentation software er en generelt accepteret standard for præsentationer, men er på ingen måde nødvendigt. Nogle præsentationer kan gennemføres uden en sådan støtte. Hvis præsentationen software anvendes, bør presenter være yderst forsigtige med ikke at enkle læse siderne ordret. Mens
dias kan udstikke rammer og retningslinjer for projektet præsentation, skal de øge den verbale præsentation, snarere end spejl det. Præsentationer er godt modtaget, når de indeholder oplysninger, der klart og mindeværdigt.

Pressemøder

Få miljøer er så udmarvende for en projektleder, som når han eller hun står over for medierne. Pressemøder er afholdt for at informere medlemmerne af medierne om status for et projekt, dets miljø, eller dens støtte organisationen. De har til formål at præsentere projektet organisation (eller værtsorganisationen) i det bedst mulige lys. Pressemøder afholdes, når et projekt eller dets konsekvenser er så betydningsfulde, at de offentlige informationskampagner bruger massemedierne er hensigtsmæssige. De bør finde sted, når projektet har opnået tilstrækkelig anerkendelse af, at projektet organisationens perspektiv på den indsats anses for at være af offentlig interesse. Denne anerkendelse kan være positiv eller negativ karakter, og kan være proaktiv eller reaktiv, afhængigt af projektets organisation.

Genstand for et pressemøde bør fastlægges i god tid inden den orientering for at sikre, at de korrekte oplysninger udveksles, og alle oplysninger, som organisationen ikke ønsker at dele er klart defineret for dem, der er vært for orientering. Medlemmer af medierne ofte givet "tryk kits" ved sådanne sammenkomster, fremhæver virksomhedens historie, generel information, tidligere pressemeddelelser, og alle kontaktpersoner 'visitkort. Organisatoriske talsmand (tider, bør projektlederen) åbne med en erklæring om projektets art og emne (r), der bragte projektet i offentlighedens søgelys. Erklæringen bør foregribe eventuelle spørgsmål, indsigelser, eller problemer, der måtte blive rejst. Hvis der broadcast-medier er til stede, bør det overvejes at sætninger, stykker eller referencer, der kan præsenteres i 8 - til 20-sekunder sektioner (klassisk "lydstumper").

Et pressemøde behøver ikke nødvendigvis at omfatte spørgsmål og svar perioder, men husk på, at de fleste medlemmer af medierne vil få spørgsmål. Selv om talsmanden ikke er tvunget til at besvare disse spørgsmål, som ikke reagerer undertiden tolkes som manglende samarbejde eller som et tegn på forvridninger. I situationer, hvor off-the-cuff svarene kan være farligt, det er helt rimeligt at tilbyde at gøre supplerende forskning og reagere på et senere tidspunkt. Den mest effektive talsmænd vil identificere det tidspunkt, hvor yderligere oplysninger vil være tilgængelige, og hvordan det vil blive stillet til rådighed. Hvis "ingen kommentarer" er en passende reaktion, betyder alternativ til sofaen, at sætningen kan være meget effektiv og kan forlade repræsentanter for medierne med noget quotable. Sige: "Dette vil ikke være tid til at tilbyde kommentere noget af denne art," efterfulgt af en gentagelse af det centrale punkt i den briefing giver præsentationsværten lejlighed til at understrege, hvad der er vigtigt.

Pressemøder er potentielt ustabile situationer, men de er vært organisations kontrol. Simple overvejelser (gerne morgenkaffe og komfortable sæder ordninger) kan gå en lang vej at afdramatisere en potentielt fjendtligt publikum. Klare regler for god opførsel og engagement kan også minimere muligheden for, at samlingen synes at være ude af kontrol, og jo mere der kan gøres for at sikre en positiv indstilling og et fremadrettet perspektiv, jo bedre.

---