Planlægning Dagsorden

Share

|

Formål

Projektplanlægning møder holdes, som navnet antyder, med henblik på at udvikle hele eller en del af projektplanen. De er tænkt som både data-indsamling og dataorganization sessioner. De har til formål at skabe ikke blot projektplanen, men en enighed om planen og dens gennemførelse. Dagsordenen er en rettesnor for, hvordan disse møder vil blive afholdt.

Ansøgning

Projektplanlægning møder kan holdes som helst der er et stort skift i projektet retning, eller når en ny plan skal udvikles. De bør anvendes, når en fælles vision om hvordan man griber projektet er kritisk (i modsætning til situationer, hvor en enkelt vision eller strategi vil køre hele indsatsen). De kan bruges til at generere et enkelt element i planen (såsom risikoen og tidsplanen) eller hele planen. Dagsordenen skal sendes ud (via e-mail eller i papirform) til deltagerne forud for mødet at sikre, at de er bevidste om de mål, tidsplan, og tilgang til mødet.

Indhold

Som med et projekt, skal formålet med planlægningen af projektet mødet være klart defineret. Det er vigtigt at afgrænse de specifikke projektleverancer og artefakter, der vil blive genereret ved slutningen af mødet, for at fokusere indsatsen mod disse artefakter. Dagsordenen for et projekt planlægning møde kan indeholde en deltager liste og oplysninger om, hvorvidt de er på stedet eller "til stede" via en telekonference. Hvis der er telekonference deltagere, skal de identificeres som sådan, fordi deres deltagelse niveauer i sagens natur vil være forskellige fra dem, der er fysisk til stede for en sådan indsamling.

1,0 mål

Planlægningen dagsordenen for generalforsamlingen starter med en klar og entydig angivelse af projektleverancer eller artefakter, der skal genereres af mødet og den påtænkte anvendelse af disse leverancer.

2,0 Historical Review

Baggrundsoplysninger er givet på det projekt eller delprojekt at give en referenceramme til, hvordan og hvorfor dette sæt af artefakter er vigtigt eller vigtigt og hvorfor bestemte behandlingsformer er hensigtsmæssige.

3,0 Lettelse af Fejl

En række forskellige strategier (behandles nedenfor i Approaches afsnit) anvendes til at udvikle projektplanen eller komponenter i forbindelse med mødet.

4,0 Gennemgang og godkendelse af projektleverancer

Dette afsnit indeholder deltagernes vurderinger af mødet projektleverancer.

5,0 Gennemgang og godkendelse af handlingsplanen Items

Dette er, hvor identifikation af udestående indsats poster og opgaver er dokumenteret.

6,0 justering

Dette er en post med angivelse af, når mødet er slut.

En dagsorden, kan udvide eller simpelt, men det skal omfatte mindst de komponenter, der er anført ovenfor. Den mest betydelige indsats vil være forbundet med lettelse af artefakter, fordi mange komponenter i projektplanen kan genereres for første gang i dette møde.

Approaches

Den tilgang til mødet, kan i vid udstrækning kan afgøre, hvilken tilgang til dagsordenen. De tilgange til udvikling af projektplaner i en gruppe indstilling er legio. Nogle projektledere vil begynde med en foreslået plan, at tilskynde deltagerne til at tilføje eller trække elementer fra planen, som er relevant. Andre vil finde frem til specifikke elementer i planen, der skal udvikles og vil arbejde fra bunden til at bygge disse komponenter. Sidstnævnte metode kræver større hold koordinering og en højere grad af lettelse færdigheder.

Lettelse bør omfatte en gentagelse af den forfaldne og identifikation af de personer, der deltager i mødet, som kan bidrage direkte (dvs. dem, der rent faktisk vil føre til arbejde eller udføre arbejdet). Disse personer skal have den første lejlighed til at give indblik i den tilgang til projektet, der ville være den mest hensigtsmæssige. Projektlederen / facilitator kan udtrække disse oplysninger verbalt (gennem en brainstorm) eller i dokumentation (enten på papir eller Post-It notes) for en yderligere revision af de tilstedeværende. Den centrale rolle facilitator er at sikre, at hele projektet er omfattet af planen, og at projektet er omfattet af en ensartet dybde. Det er nogle gange fristende at dække kendte områder af projektet i langt større dybde end de områder, der er ukendt.

I bestræbelserne på at opbygge visse dele af planen, er konflikten ikke ualmindeligt. I tidsplanen udvikling ved hjælp af Post-it notes til at generere nettet, for eksempel, kan medarbejderne gøre sig aggressivt for at forsvare en bestemt metode eller strategi. Koordinatoren er ansvarlig for at følge sådanne konflikter ved at arbejde gennem de spørgsmål, der behandles i retning af konsensus. Til dagsordenen, visse være at tildele mere tid til mæglingsbestræbelser end til simple præsentationer eller diskussioner.

Overvejelser

Dagsordenen angiver tonen for mødet. Det skal være realistisk i forhold til den hensigt og forventningerne til den mængde tid hvert punkt på dagsordenen vil tage. Fordi projektstyring er i vid udstrækning opfattet som et planlægningsmæssigt funktion eller praksis, kan dagsordenen ofte sende besked om, hvorvidt projektleder er i stand til at overholde en tidsplan.

I mødet, kan projektleder rolle som dagsorden watcher blive kompromitteret. Projektlederen kan tage på en række forskellige roller i denne indstilling. Projektlederen kan blive anmodet om at fungere som facilitator, minut-taker, og deltager. Uanset projektleder effektivitet, kan ingen være i alle disse roller uden at forringe mindst én af dem. Det er grunden til, at projektlederne måske ønsker at hyre fagfolk til at tjene i de roller, de ikke ser som værende en del af deres styrker. Professionelle formidleres eller arkivarer kan holde mødet bevæger sig fremad, så projektlederen til at fokusere på projektet og de problemer, den rejser. Også, hvis mødet indeholder et omfattende korpus af fjerne deltagere, visse typer af aktiviteter (såsom planlægning) kan vise sig umuligt uden brug af virtuelle whiteboards eller andre Internet-støttede interaktive displays. Hvis projektet planlægning Mødet vil omfatte udvikling af en omfattende grafisk artefakter, for deltagelse transportformer anvendes af fjerne deltagere bør overvejes, før mødet begynder at sikre, at opsætningen af disse elementer ikke begrænser dagsordenen.

---