Closeout Dagsorden / Key Review Dagsorden

Share

|

Formål

Projekt closeout møder, ligesom projektet kickoff møder, kan være interne eller eksterne. Den eksterne closeout Mødet har til formål at bekræfte, at kundens forslag er blevet fremlagt og godkendt, mens de interne closeout Mødet har til formål at sikre, at administrative spørgsmål er løst, og at de organisatoriske ressourcer frit kan vende tilbage til deres andre opgaver. Dagsordenen for den enkelte skal ændres for at tjene det egentlige formål.

Ansøgning

Møderne bruges til at minimere sandsynligheden for, at projektet udestående spørgsmål vil overfladen på et senere tidspunkt, når ressourcerne er ikke længere til rådighed for projektet i organisationen. De anvendes med kunden til at fungere som en færdiggørelse handling, påstår, at efter mødet spørgsmål er behandlet, vil projektet blive formelt lukket. Dagsordenen for disse møder bør sendes til kunden og / eller teamet i god tid inden mødet for at give tid til ændringer og alternativer skal præsenteres. Da mødet er en formel handling (ofte kontraktligt forpligtede), dagsordenen er op til revision inden brug.

Indhold

Closeout møder og deres dagsordener bør fokusere på accept. Indholdet af mødet skal rettes på det bekræftes, at alle arbejder pakker inden for WBS er blevet lukket og at alle forslag er blevet korrekt fremsendt til kunden. Eksterne closeout møder kan også omfatte en indsats for at få kundens underskrift på accept dokumenter. Den eksterne closeout møde normalt holdes inden for det indre closeout møde.

Prøve Eksterne Closeout Dagsorden Deltagere: (Navne / Organizations)

(Dette vil omfatte den interne eller eksterne kunde, samt centrale holdmedlemmer til området spørgsmål om projektets resultater eller resultater.)

Dato:

Tid: Sted:

1,0 Projektoversigt

Projektet oversigt bør gives af projektlederen eller dennes repræsentant. Det bør være en kort analyse af hvad der er blevet leveret til kunden.

2,0 Synopsis af Deliverables

Det synopsis bør indeholde detaljerede oplysninger om, hvem de projektleverancer blev overført til, og som anerkendes accept. Eventuelle afvigelser fra specifikationerne bør være klart identificeret, samt den myndighed, der har accepteret afvigelser.

3,0 Project Accept

Hvis kunden (intern eller ekstern) ikke allerede har gjort det, bør hun blive bedt om at underskrive projekt accept dokumentation. Dette vil enten afslutte projektet eller hæve sidste-øjebliks-spørgsmål til beslutning. Hvis der er sidste-øjebliks-spørgsmål, kan projektleder udkast til en ændring af accept dokumentet angiver, at når den endelige handling poster er rettet, vil projektet kunne betragtes som "godkendt" af kunden.

4,0 Næste trin

I de fleste projekter relationer, er der muligheder for opfølgende arbejde eller supplerende aktiviteter i forbindelse med projektet. Hvis disse muligheder, der findes (eller kan findes), bør projektlederen identificere dem under closeout møde for yderligere indsats.

5,0 Action in Review

Projektlederen skal sammenfatte den indsats poster indsamlet under mødet og give et sammendrag af disse krav. Disse vil i sidste ende være logget på sagen punkt register.

Prøve Intern Closeout Dagsorden

Deltagere: (Navne / Organizations)

(Dette omfatter ikke kunden, men bør omfatte centrale team medlemmer fra alle aspekter af projektet. Afhængigt af projektet kultur, kan projektet underleverandører eller kan ikke blive inviteret til at deltage.)

Dato:

Tid: Sted:

1,0 Project Organisation

Projektet oversigt bør gives af projektlederen eller dennes repræsentant. Det bør være en kort analyse af hvad der er blevet leveret til kunden og den succes tilgang.

2,0 Synopsis af Deliverables

Dette bør omfatte detaljer om, hvem de projektleverancer blev overført til, og som anerkendes accept. Eventuelle afvigelser fra specifikationen bør afdækkes, samt den myndighed, der har accepteret afvigelser.

3,0 Project Lessons Learned

Projektlederen eller en facilitator bør føre gruppen i at udvikle erfaringer (se senere afsnit).

4,0 Næste trin

I de fleste projekter relationer, er der muligheder for opfølgende arbejde eller supplerende aktiviteter i forbindelse med projektet. Hvis disse muligheder, der findes (eller kan findes), bør projektlederen identificere dem og identificere de ressourcer whomay eller ikke kan deltage i en supplerende aktivitet.

Projektlederen skal sammenfatte den indsats poster indsamlet under mødet og give et sammendrag af disse krav. Disse vil i sidste ende være logget på sagen punkt register.

Approaches

Hvert projekt har en vis grad af succes. Et centralt element i projektet closeout mødet er at identificere denne succes. Selv projekter, hvor forholdet til kunden er blevet tortureret indeholder nogle aspekter, som kan anses for vellykket. Lukning med succes i både interne og eksterne closeout møder bygger håb om, at projektgruppen medlemmer og kunder ønsker at fortsætte forholdet til projektleder og projektets organisation.

Overvejelser

Det er undertiden vanskeligt at fastholde teammedlemmer længe nok til at deltage i closeout aktiviteter i forbindelse med et projekt. Incitamenter er direkte forbundet med slutafregning deltagelse er nogle gange den eneste måde at sikre, at de vil stadig være til rådighed for den oplevelse. Også, fordi sådanne møder kommer på et tidspunkt, hvor de fleste af tvingende projektarbejdet er afsluttet, en følelse af Livslede kan undertiden tage over. Projektlederens rolle som heppekor er sjældent lige så vigtigt som det er på projektet closeout møde. Slutter projekter med en positiv bemærkning tjener til at bekræfte teammedlemmernes bidrag, såvel som kunde visdom i udvælgelsen af projektet organisation i første omgang.

---