Kommunikere skriftligt

Share

|

De fleste jobbeskrivelser indeholde et krav om effektiv kommunikation, både mundtligt og skriftligt. Desværre er mange mennesker har svært ved at udtrykke deres ideer på papir, og dermed til at kommunikere effektivt både i og uden for deres organisationer. Her er nogle forslag til at forbedre dine skrivefærdigheder:

1. Tænk før du skriver. Kunne hvad du har brug for at kommunikere bedre til udtryk verbalt? De vigtigste årsager til skriftlig dokumentation er: en vigtig beslutning bør træffes, du har at gøre med et komplekst emne, materialet skal undersøges, før der falder en afgørelse.

2. Skriv dit materiale i en logisk rækkefølge:

   • I begyndelsen, begrunder, hvorfor den blev skrevet.

   • Næste, især i tilfælde af et søgsmål notat, lad alle mennesker, der læser dokumentet ved, hvad der forventes af dem.

   • Endelig giver de oplysninger, der kræves af læserne.

3. Være kort og til det punkt - din nøgle ideer bør fremstå klart.

4. Begynd med at lade læserne kender værdien af din note. Lokke dem med introduktioner som "Denne rapport vil vise, hvordan selskabet kan gemme op til 15 mio $!"

5. Prøv at give et positivt spin på dit budskab. For eksempel kan du foretage en erklæring som "Virksomheden har en politik kræver, at du ikke røg i bygningen" en mere positiv udtalelse ved at sige, "Du er velkommen til at ryge i gården."

6. Viser læserne, hvordan de fordele, vil påvirke dem. Konvertering af et "jeg" til et "du" kan ofte gøre det. For eksempel: "Jeg ved, at vi kan give betydelige fordele i forhold til vores konkurrence" kan ændres til: "Vi ville være glade for at demonstrere de fordele, du vil modtage."

7. Lad dine læsere vide hele tiden, at du har en skarp sans for, hvad deres behov er. Det vil motivere dem til at træffe de foranstaltninger, du har brug for.

8. Hold stykker kort, især den første. Hvis materialet ser let at læse, vil modtagerne komme ind i kødet af dokumentet, før de ved af det. Variere længden af stykker i hele længder, men prøv at holde dem alle forholdsvis kort.

9. Undgå tilstopning dit dokument med detaljer. Gem baggrund og teknisk materiale til vedhæftede filer eller tillæg. Alert dine læsere til deres eksistens ved at henvise til dem: "Se tillæg A."

10. Brug almindeligt sprog og undgå jargon, medmindre det er en del af dine læsere 'normale ordforråd.

11. Undgå gentagelser. Henlede opmærksomheden på vigtige ideer ved at formatere og placering i dokumentet.

12. Sende kopier til relevante kolleger alene. Personer der modtager kopier uden at forvente dem vil blive forvirret og kan mistænke dig for at spille kontor politik.

13. Model din skrivning på glimrende eksempler. Lave kopier af skriftligt at gøre indtryk på dig og holde dem på filen.

14. Undgå kønsmæssige skævheder i din skriftligt. Følgende teknikker er nyttige, når der beskæftiger sig med den vanskelige "han / hun" problem:

    • Brug plural fag. For eksempel, The Manager "bør mødes regelmæssigt med sine sælgere" kan udtrykkes som "Managers bør mødes regelmæssigt med deres sælgere."

    • Brug plural eller neutrale pronominer. For eksempel, nr. mand "er en ø" kan blive "Ingen er en ø," eller endda "Vi er ikke øer."

    • Brug neutrale substantiver i stedet for enkeltstående pronominer. For eksempel Spørg "ham, som kender" kan blive "Spørg den person, der kender."

    • Undgå possessive pronominer. For eksempel, The Manager "bør fortælle hans folk" kan udtrykkes som "Lederen bør fortælle ansatte."

15. Skrive som om du taler med dine kolleger. En samtale stil er mere imødekommende og læservenlig end opstyltet, formelle sprog.

16. Læs dit arbejde op for at se, om det lyder rigtigt. Foretage ændringer, hvis det er nødvendigt, og læse det op igen, før det virker.

---