E-mail er hurtig udskiftning telefax og almindelig post som den primære form for skriftlig kommunikation. Evnen til at sende beskeder rundt om i verden på få sekunder har reelle fordele frem for andre former for kommunikation, så man kan forvente, at denne form for kommunikation til at vokse meget hurtigt tempo. Brug af e-mail reelt vil forbedre den måde, andre ser dig. Brug disse tips til at være et effektivt moderne kommunikator.
-
Gør kommunikere svarene en prioritet - især dem, der kræves af kunder. Det vil imponere dem. Reagerer på den samme dag er ideelle - inden for en time vil imponere helvede ud af dem!
-
Hold din kommunikation mindre formel end du normalt ville. For eksempel er det ikke nødvendigt at lade folk vide, at du svarer på deres brev af sådan og sådan dato. De allerede kender disse oplysninger.
-
Hold dine meddelelser korte. Dette vil ikke alene reducere din sammensætning og downloade tid, men vil også spare læseren uploade tid og unødvendige anstrengte øjne.
-
Hvis din besked er lang, overveje at sende den som en vedhæftet fil, gør det muligt for læseren til at revidere den off-line.
-
Skriv i korte afsnit for at få klare budskaber ud. Efterlad en tom linje mellem punkt for at gøre det klart, når du ændrer tanker eller emner.
-
Altid omfatte en titel i emnefeltet. Gør din overskrift koncis og overbevisende.
-
Brug "cc" feltet, hvis du føler, at dine oplysninger kan være af interesse for andre. Men hvis du hellere vil ikke lade læseren vide, at du sender e-mail til andre, inkludere disse mennesker i din "Bcc" feltet.
-
Undgå at sende lyd og billeder, medmindre du er i stand til at komprimere dem. I modsat fald vil udvide downloadet tid betydeligt og få din læser ærgrelse.
-
Udskrive og opbevare en papirkopi af vigtige e-mails og dine svar til dem.
-
Brug ikke store bogstaver. Det er ikke udføres jævnligt, og bør ikke ske på e-mail. Folk føler sig, som om du råber ad dem.
-
Mens e-mails ud privat, er de ikke. De kan videregives til eller hentet af personer, du ikke havde til hensigt at kommunikere på. Vær omhyggelig med dit sprog og humor.
-
Vær opmærksom på de beskeder, du passerer på. Gør det meget selektivt. Budskaber om virus advarsler og konkurrencer kan renter eller more dig, men de kan være irriterende for andre. Søger folks tilladelse til at hente oplysninger, der er uden for grænserne for din almindelige kommunikation.
-
Når du besvarer, dobbelt-kontrol for at sikre, at du sender dit svar kun at Person A, og ikke til en gruppe listserv.
-
Må ikke indeholde en fuld udgave af, hvad du har modtaget i dit afkast mails, medmindre det er kortvarigt. I stedet overveje at kopiere kun de dele, som du besvarer.
-
Jo bedre e-mail-programmer giver dig mulighed for at filtrere uønskede e-mails. Andre, der kan være mindre vigtigt, kan være dumpet i en mappe til revision, når du har noget tid til overs