Skrivning Effektiv klagebreve

Share

|

Hvad gør du, hvis din nye bil viser sig at være en citron? Hvis elektriker installerer stik og lyskontakterne på de forkerte vægge? Eller hvis en klodset tjeneren hælder tranebærsaft på din hvide kjole? Den første ting at gøre, er naturligvis drøfte spørgsmålet med lederen af den pågældende branche. Men hvis du ikke får et tilfredsstillende resultat på dette punkt, må ikke give op: næste skridt er at skrive til ejeren af den virksomhed eller formand for selskabet. Her er otte trin til at vejlede dig i at skrive en klage brev.

1. Navn navne. Adresse Deres brev til en bestemt person. Sende en klage "til hvem det måtte vedrøre" giver dig ingen måde at anbringe ansvar og ingen at ringe til at følge op. Ring til virksomhedens hovedkvarter og spørge efter det navn (og korrekte stavemåde) på den person, der har ansvaret.

2. Keep it simple. Put i netop nok detaljer, såsom datoer, steder og navne på personale, for at gøre dit på det rene. Et flersidet diatribe kan overvælde (eller fremmedgøre) den person, du skriver til. Dit brev vil have mere punch og vil blive læst mere omhyggeligt, hvis du forklare situationen så kort og klart som du kan.

3. Hold dit brand. Glem alt om at lade off damp. Ligegyldigt hvor oprørt du føler dig, vil du ikke hjælpe din sag ved at fokusere på din vrede eller indignation. Brug dit brev at forklare problemet og gøre en indsats for at opnå, hvad du føler er skyldige.

4. Navngiv din pris. Nå, ikke din pris, virkelig, men vær sikker på at du klart, hvad du gerne vil have gjort om din klage. Vær specifik: "Jeg forventer en fuld tilbagebetaling", "Jeg stoler på at refundere mig for 30 dollars rensning regningen", "Please udvide garantien på min bil i et år."

5. Må ikke true. Dette er ikke tidspunktet til at true med yderligere foranstaltninger, hvis dine forventninger ikke er opfyldt. Deres brev skal fokusere på, hvad du mener er fair og rimelig, og at tonen skal vække din forventning om, at den person, du skriver til, er en fair og fornuftig person.

6. Send Exhibit A. Hvis du har indtægter eller andre backup dokumentation for din klage, vedlægge en kopi (ikke originalen) med dit brev.

7. Lav en kopi. For din egen reference, og kun i tilfælde af at du ikke afvikle at forfølge sagen yderligere, opbevare en kopi af brevet til din fil. Det er en god ide at klippe sammen Deres klage brev, dine kvitteringer, og enhver anden korrespondance eller notater fra telefonsamtaler.

8. Opfølgning. Et andet brev eller en opfølgende telefonopkald er passende, før du forfølge yderligere handling. Hvis du får så vidt småsager domstol vil du være et skridt foran.

---